Automatische rittenregistratie voor de Belastingdienst

Niet altijd. U bent over het algemeen niet verplicht om een rittenregistratie bij te houden. Het is wel verplicht wanneer u geen bijtelling betaalt voor het privégebruik van de zakelijke auto. Met uw rittenregistratie laat u aan de Belastingdienst zien dat u (of uw medewerkers) jaarlijks niet meer dan 500 privékilometers rijdt met de zakelijke auto.

De Belastingdienst controleert rittenregistraties bij bedrijven door:

• Het uitvoeren van steekproeven,
• Controles op standaard afwijkingen,
• Maar ook door het scannen van kentekens.

U kunt handmatig of automatisch een rittenadministratie bijhouden. Houdt u deze handmatig bij? Dan vraagt dit om concentratie, oog voor detail en veel tijd. Bij een automatische rittenregistratie houdt u iedere rit bij op basis van GPS. Zo weet u van ieder zakelijk voertuig waar deze zijn en welke routes zijn afgelegd. U hoeft alleen een uitdraai van het rittenoverzicht te maken.

U moet een rittenregistratie bijhouden wanneer u in het jaar minder dan 500 privé kilometers maakt in een zakelijke auto. Het bijhouden van de gereden ritten voorkomt eventuele bijtellingen.

Bij een controle van de Belastingdienst levert u de rittenregistratie in. Bij een steekproef, controle of bij het scannen van kentekens vragen ze verschillende documenten op. Zorg dat uw rittenregistratie altijd op orde is en voorzien van alle benodigde informatie.

De wettelijke bewaartermijn van een rittenregistratie is zeven jaar. Houd er rekening mee dat leveranciers van rittenregistratiesystemen de gegevens maximaal twee jaar na de gereden rit mogen bewaren. Zorg dat u met regelmaat de ritten download om deze voor zeven jaar bij uw boekhouding te bewaren.

Zorg ervoor dat u onderstaande ritregistratie gegevens kunt tonen aan de Belastingdienst:

• Het merk en type van de auto of het voertuig;
• Het kenteken van het zakelijk voertuig;
• De periode waarin het zakelijk voertuig heeft gereden;

De gegevens van iedere gereden rit:

• Datum rit
• Adres van vertrek en bestemming
• Begin- en eindstand op de kilometerteller
• Afgelegde route
• Aantal gereden privékilometers
• Aantal kilometers dat is omgereden

De rapportage waar het allemaal om draait, is het rapport ‘Keurmerk’. Dit is het rapport in de format van de belastingdienst die je gebruikt als je controle krijgt van de belastingdienst. Het Keurmerk rapport is in xml-formaat, niet gemakkelijk leesbaar. Hierin zijn alle eisen meegenomen die belangrijk zijn voor een soepele controle. Deze kolommen worden daarin getoond: